Opera - Edoardo Aldo Sette

Modalità di collaborazione remota standard di EAS

Il modulo “Opera” è stato progettato per facilitare un’efficace collaborazione a distanza tra diversi professionisti freelance, utilizzando metodologie come OKR (Obiettivi e Risultati Chiave) e Agile Scrum.

Questo modulo è particolarmente adatto a progetti di breve e medio termine, da una settimana a tre mesi, ed è ideale per operazioni in settori come DevOps e Creative Ops. La struttura prevede un unico project manager esterno che funge da Scrum Master, in affiancamento al decisore e agli altri ruoli operativi interni.

Team interno

(esempio)

Decisore
Espandi
Il cliente agisce come decisore, fornendo la direzione strategica e approvando gli avanzamenti di progetto. Questo ruolo si concentra sulle decisioni di alto livello e non si occupa delle operazioni quotidiane. Comunica le esigenze dell’organizzazione direttamente al CFO (Chief Freelance Officer).
- Account Manager
  Espandi
  L’Account Manager interno funge da collegamento principale tra il team interno e il CFO. Gestisce le relazioni, comunica i requisiti e si accerta che entrambi i team siano allineati sulle aspettative e sui risultati.
- Finance Manager
  Espandi
  Il responsabile finanziario interno supervisiona gli aspetti economici dei progetti che coinvolgono i freelance, collaborando direttamente con il CFO. Questo può comprendere la definizione del budget, la gestione della fatturazione e dei pagamenti. In pratica si accerta che tutte le transazioni siano gestite in modo accurato ed efficiente.
- Operativi
  Espandi
  Questa categoria comprende vari ruoli operativi interni che agiscono in parallelo con quelli esterni. A titolo di esempio:
  
  Marketing Specialist interno – sviluppa e implementa le strategie di marketing interne, collaborando con i freelance per campagne e attività promozionali;
  
  IT Specialist interno: Fornisce supporto tecnico e si assicura che tutti gli strumenti e le piattaforme necessarie per la collaborazione con i freelance siano sempre operativi;
  
  Direttore creativo interno: Verifica agli aspetti visivi dei progetti, ad esempio collaborando con sviluppatori freelance o specialisti IT esterni per mantenere l’immagine coordinata dell’organizzazione;
  
  Ingegnere gestionale interno: Collabora con i content creator o con i consulenti esterni da un punto di vista tecnico, assicurandosi che tutti i requisiti ingegneristici siano soddisfatti e allineati agli obiettivi di progetto.

Team Freelance

(esempio)

Chief Freelance Officer
Espandi
Il Chief Freelance Officer funge da mediatore e coordinatore tra i ruoli interni e quelli esterni. Il CFO assicura una comunicazione efficace, aiuta a definire il perimetro e facilita la collaborazione per il raggiungimento di tutti gli obiettivi progettuali, riferendo direttamente al cliente (decisore).
- Project Manager
  Espandi
  Il Project Manager esterno è responsabile della supervisione del progetto dall’inizio alla fine. Coordina le attività, gestisce le scadenze e garantisce che i risultati soddisfino gli standard qualitativi prefissati. Questo ruolo prevede la comunicazione sia con il team interno che con i freelance esterni, e facilita la collaborazione risolvendo gli eventuali problemi.
- Specialisti
  Espandi
  Si tratta di freelance con varie competenze che contribuiscono ai progetti in base alle necessità specifiche. Alcuni esempi sono:
  
  Marketing specialist – fornisce consulenza strategica, sviluppa piani di marketing e può eseguire campagne; lavora a stretto contatto con l’eventuale team di marketing interno per allineare strategie e obiettivi;
  
  Graphic designer – crea contenuti visivi per i progetti, cura il branding, la pubblicità e l’illustrazione, inoltre collabora con l’eventuale team di design interno per garantire coerenza e qualità;
  
  Sviluppatore web – è responsabile della creazione e della manutenzione di siti web o applicazioni; collabora con l’eventuale team IT interno per integrare i sistemi e garantire l’allineamento delle funzionalità ai requisiti del progetto;
  
  Copywriter – produce contenuti testuali per varie piattaforme, tra cui blog, giornali e social media, collabora con eventuali team di creator interni per garantire che il tono di voce e lo stile sia sempre coerente ed efficace.
- Consulenti
  Espandi
  Si tratta di figure esperte esterne che forniscono consulti specialistici e indicazioni su aspetti strettamente attinenti alla loro branca di competenza. Ad esempio:
  
  Consulente per la diversità, l’equità e l’inclusione – lavora con le organizzazioni per sviluppare e implementare strategie che promuovano la DE&I sul posto di lavoro; valutano le pratiche di partenza, svolgono formazione e creano policy che favoriscono una cultura inclusiva;
  
  Privacy Consultant – è specializzato nell’aiutare le organizzazioni a conformarsi alle leggi e ai regolamenti sulla protezione dei dati, come il GDPR o il CCPA; conduce indagini sulla privacy, crea policy e forma il personale per la gestione sicura e legale delle informazioni personali;
  
  Cybersecurity Consultant – è un esperto nella protezione dei sistemi IT e nel contrasto di varie minacce di cyber-sicurezza; conduce audit, piani di risposta a incidenti e attacchi informatici, inoltre valuta tecnologie avanzate per la salvaguardia dei dati sensibili.

Spiegazione del processo

Avviamento del progetto
- Definizione degli obiettivi: Il processo inizia con una chiara definizione degli obiettivi del progetto utilizzando lo schema OKR. Il decisore interno, spesso un senior manager o un capo reparto, collabora con il project manager esterno per delineare gli esiti desiderati e i risultati chiave.
- Selezione dei Freelance: Il Chief Freelance Officer (CFO) identifica e seleziona i migliori talenti freelance in base ai requisiti del progetto. Ciò comporta la valutazione delle competenze, dell’esperienza e delle prestazioni passate dei freelance, per garantire che siano in linea con gli obiettivi del progetto.
Composizione delle squadre
- Riunione di apertura: Si tiene una riunione virtuale (kick-off) per presentare i membri dei team, chiarire i ruoli e stabilire le modalità di interazione. Il project manager esterno facilita questo incontro, assicurandosi che tutti comprendano l’ambito del progetto e le proprie responsabilità.
- Coinvolgimento degli interni: I membri operativi interni, come i responsabili marketing o gli impiegati amministrativi, sono ascoltati, coinvolti e integrati processo. Le loro intuizioni e competenze sono fondamentali per allineare il progetto agli obiettivi organizzativi e garantire una collaborazione senza intoppi.
Schema Agile Scrum
- Sprint: Il progetto è suddiviso in sprint “fattibili”, sessioni di collaborazione che in genere durano da una a due settimane. Ogni sprint si concentra su specifiche consegne, consentendo un progresso iterativo e un feedback continuo.
- Stand-up giornalieri: Il project manager esterno conduce riunioni quotidiane veloci (stand-up, massimo 20 minuti) per monitorare i progressi, affrontare le sfide e modificare le priorità, se necessario. Questo favorisce la responsabilità e mantiene il team allineato.
- Revisioni e retrospettive degli sprint: Alla fine di ogni sprint, il team effettua una revisione per valutare il lavoro completato rispetto agli obiettivi definiti. Le riunioni di retrospettiva (massimo 2 ore) consentono ai membri del team di discutere ciò che è andato bene e di identificare le aree di miglioramento.
Comunicazione costante
- Strumenti di collaborazione: Il team utilizza strumenti di collaborazione da remoto (ad es. Asana) per facilitare la comunicazione, condividere gli aggiornamenti e gestire le attività. Questo assicura che tutti i membri del team, sia interni che esterni, condividano il quadro generale.
- Cicli di Feedback: Vengono istituiti cicli di feedback regolari (es. ogni 15 giorni) per raccogliere input dai decisori interni e da altri stakeholder. Questo aiuta a controllare la direzione del progetto e garantisce l’allineamento con gli obiettivi organizzativi.
Consegna
- Revisione finale: Al termine del progetto, viene condotta una revisione finale per valutare i risultati rispetto agli OKR iniziali. Il project manager esterno presenta i risultati al decisore interno e agli altri stakeholder.
- Documentazione e chiusura attività: Viene creata una documentazione completa del processo del progetto, dei risultati e delle lezioni apprese. Questo serve come risorsa preziosa per i progetti futuri e aiuta a trasferire le conoscenze.

Tabella di Marcia

(esempio)

Settimana n.1

Riunione di apertura

Settimana n.2

Primo Sprint

Settimana n.3

Secondo Sprint

Settimana n.4

Terzo Sprint

Settimana n.5

Quarto Sprint

Settimana n.6

Revisione Finale

Budget ideale

Il budget per l’implementazione del modulo “Opera” può variare molto in base a svariati fattori, tra cui la portata del progetto, il numero di freelance coinvolti e la durata dell’incarico. Tuttavia, una stima approssimativa per un progetto che utilizza questo modulo potrebbe variare da 4.000 a 10.000 € per un progetto della durata massima di tre mesi. Questo budget in linea di massima potrebbe coprire:

Tariffe per i freelance
A seconda delle competenze richieste, le tariffe dei freelance possono variare da 25 a oltre 100 € l’ora;
Costi di gestione
Compenso per il project manager esterno che funge da Scrum Master e Account Manager.

Strumenti di collaborazione
Costi di abbonamento per strumenti come Slack, Trello o Asana;
Formazione delle risorse interne
Tempo e risorse economiche necesarie alla assistenza e formazione degli operatori interni.

Risorse finanziarie

(sempio)

Min

4K

MEDIA

7.5K

Max

10K

Ripartizione

(esempio)

Organizzazione ideale

Il modulo “Opera” è particolarmente indicato per:

Imprese medio-grandi
Organizzazioni che hanno la capacità di coinvolgere talenti freelance e richiedono una gestione strutturata dei progetti;
Agenzie di marketing e studi creativi
Realtà creative che gestiscono spesso campagne e progetti che richiedono l’apporto di competenze e risorse aggiuntive;

Aziende del settore tecnologico
Soprattutto quelle che lavorano nel DevOps o nello sviluppo software, dove le metodologie agili sono già in uso da anni;
Startup
Nuove aziende che vogliono scalare rapidamente e servirsi di talenti freelance senza dover sostenere i costi di una o più assunzioni a tempo pieno.

Casi d’uso

Campagna creativa per il lancio di un prodotto

Obiettivo: Lanciare un nuovo prodotto attraverso una campagna di marketing creativa che aumenti la consapevolezza del marchio (brand awareness) e spinga le vendite.

Avviamento del progetto
- Il decisore interno (Direttore Marketing) collabora con il project manager esterno per definire gli OKR:
  - Obiettivo: Aumentare la notorietà del marchio del 30% entro 3 mesi.
  - Risultati chiave:
    - Sviluppare e lanciare una campagna di marketing sui social media.
    - Creare una serie di contenuti video promozionali adatti al formato.
    - Generare almeno 1.000 richieste di contatto (lead) attraverso annunci mirati.
Composizione delle squadre
- Il CFO seleziona un team di freelance, tra cui un grafico, un copywriter, uno specialista dei social media e un produttore video. Anche il personale interno del marketing viene coinvolto e riunito in una squadra dedicata a fornire materiali, approfondimenti e supporto.
Schema Agile Scrum
- Il progetto è suddiviso in sei sprint di due settimane, ciascuno dei quali si concentra su aspetti diversi della campagna (ad esempio, creazione di contenuti, strategia per i social media, produzione di video, pubblicazione degli annunci etc.)
- Gli stand-up giornalieri (riunioni da remoto di max 20 minuti) mantengono i team allineati, mentre le revisioni degli sprint (max 2 ore) consentono di apportare modifiche in base al feedback del decisore interno.
Comunicazione costante
- I team utilizzano Slack per la comunicazione in tempo reale e Trello per la gestione delle attività. Sessioni regolari di feedback con il direttore marketing assicurano l’allineamento della campagna con le strategie di marketing generali.
Consegna
- Dopo tre mesi, la campagna è conclusa con successo. La revisione finale mostra che la notorietà del marchio è aumentata del 35%, superando l’obiettivo iniziale. La documentazione del progetto include analisi dei dati, approfondimenti su ciò che ha funzionato bene e raccomandazioni per le campagne future.

Riprogettazione del sito web per un’azienda tecnologica

Obiettivo: Riprogettare il sito web aziendale per migliorare l’esperienza utente (UX) e aumentare i tassi di conversione (CRO).

Avviamento del progetto
- Il decisore interno (responsabile marketing) collabora con il project manager esterno per definire gli OKR:
  - Obiettivo – Aumentare i tassi di conversione del sito web del 20% entro 3 mesi;
  - Risultati principali – Analisi del comportamento degli utenti, ricerca ed elaborazione del concept, sviluppo della nuova architettura del sito, lancio del sito riprogettato.
Composizione delle squadre
- Il CFO seleziona il team di freelance, includendo un web designer, uno specialista UX, e content strategist, avendo cura di convolgere e includere nel piano di lavoro il personale di marketing interno.
Schema Agile Scrum
- Il progetto è suddiviso in quattro fasi di due settimane, incentrate sulla ricerca e analisi dell’esperienza utente, l’elaborazione e progettazione di un concept, la creazione dei contenuti, il test e il rilascio in produzione.
Comunicazione costante
- I team usano Asana per la gestione e il monitoraggio dei compiti assegnati (task), e Jitsi per l’organizzazione delle riunioni da remoto.
Consegna
- Il sito web riprogettato viene lanciato con successo, ottenendo un aumento del 25% dei tassi di conversione. La documentazione include approfondimenti sul feedback degli utenti e sulle iterazioni di progettazione.

Strategia social per una Organizzazione Non-Profit

Obiettivo: Sviluppare una strategia completa per i social media per aumentare il coinvolgimento (engagement rate) e le donazioni.

Avviamento del progetto
- Il decisore interno (direttore della comunicazione) collabora con il project manager esterno per definire gli OKR:
  - Obiettivo – aumentare il coinvolgimento sui social media (engagement) del 50% in tre mesi;
  - Risultati chiave – creare un calendario editoriale, sviluppare post accattivanti ed elaborare campagne pubblicitarie mirate.
Composizione delle squadre
- Il CFO raduna una squadra di freelance, includendo un social media strategist, un graphic designer, e copywriter, collaborando attivamente con lo staff di comunicazione interno.
Schema Agile Scrum
- Il progetto è suddiviso in tre fasi di due settimane, incentrate sulla creazione di contenuti, sull’esecuzione della campagna e sull’analisi delle prestazioni.
Comunicazione costante
- Il team utilizza Slack per aggiornamenti in tempo reale e sessioni di feedback con il direttore delle comunicazioni. Jitsi meeting per tutto il resto.
Consegna
- La strategia ha portato a un aumento del 60% del coinvolgimento e a un significativo incremento delle donazioni. Il rapporto finale include raccomandazioni per le campagne future.

Conclusione

Il modulo “Opera” rappresenta un approccio strutturato alla collaborazione a distanza, sfruttando efficacemente i punti di forza di diversi professionisti freelance e garantendo al contempo l’allineamento con gli obiettivi prefissati. Tramite OKR e metodologie Agile Scrum, le organizzazioni possono inquadrare i talenti freelance all’interno dei propri flussi e ottenere risultati di grande impatto.

L’introduzione di talenti esterni stimola i team interni fornendo nuovi punti di vista e soluzioni innovative per processi bloccati. Questo modulo favorisce anche la diffusione della cosiddetta “cultura del miglioramento continuo” grazie all’apprendimento di un nuovo metodo di lavoro attraverso l’esperienza pratica. In definitiva, “Opera” consente alle organizzazioni di portare a termine progetti complessi con chiarezza ed efficacia, in un clima dinamico e piacevole.